Có lẽ đã không ít lần, bạn cảm thấy choáng váng với “To do list” của mình trong mỗi mùa cao điểm của agency. MIR chia sẻ với bạn 5 bước sau đây bạn có thể làm để quản lí khối lượng công việc của mình.

1. Đừng nhìn xuống

Một trong những phần khó khăn nhất khi có một “To do list” dài dằng dặc đó là khó để hoàn thành bất cứ việc gì trong danh sách ấy. Khi mà trong danh sách ấy có đến cả tá việc cần làm, còn bạn thì không biết nên bắt đầu từ đâu (ngay cả khi bạn đã bắt đầu thực hiện), bạn sẽ không thể tạo ra dấu hiệu đáng kể trong những việc cần phải hoàn thành. Vì vậy, điều quan trọng nhất lúc này là đạt được tiến độ cho những việc cần ưu tiên hoàn thành trước. Miễn là bạn không nhìn xuống, bạn có thể tiếp tục chạy trong những tình huống bất khả thi.

2. Đánh giá và hiệu chỉnh nỗ lực của bạn

Nếu “To do list” của bạn liên tục dài hơn, rất có thể bạn sẽ không đủ hiệu quả để theo kịp các nhiệm vụ của mình. Điều quan trọng là bạn cần cân bằng giữa độ chính xác và nỗ lực để đảm bảo rằng bạn nỗ lực đủ để đạt được chất lượng kết quả mong muốn cho một dự án (nhưng không làm nhiều hơn một dự án yêu cầu). Ngoài ra, bạn cũng nên nhận phản hồi từ quản lí để tìm hiểu xem có thể dành ít thời gian hơn một chút cho sản phẩm mà bạn đã tạo ra, để hoàn thành thêm các công việc khác không.

3. Sắp xếp “To do list” của bạn

Hãy sắp xếp “To do list” của bạn dựa trên ước tính về lượng thời gian bạn cần để hoàn thành một nhiệm vụ, cũng như liệu bản thân công việc đó có yêu cầu bản thân bạn tốt nhất hay không. Bằng cách đó, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các nhiệm vụ để thực hiện phù hợp với khối thời gian bạn có, cũng như năng lượng tinh thần của bạn.

4. Chia sẻ công việc cho đồng nghiệp khác:

Nếu bạn đang bị tụt lại phía sau, thì đã đến lúc tìm những cách khác để rút ngắn danh sách của mình. Có một số nhiệm vụ mà bạn có thể giao cho đồng nghiệp không? Một điều xảy ra khi bạn chuyển sang các vị trí có nhiều trách nhiệm hơn là bạn thường tiếp tục làm những việc thuộc trách nhiệm của bạn trong vai trò trước đây. Nó có thể là do thói quen bắt buộc, hoặc có thể là bạn cảm thấy mình có thể làm tốt hơn những người khác. Vì vậy, hãy dành thời gian xem qua danh sách của bạn và đưa ra những công việc có lẽ không nên có trong danh sách của bạn.

5. Nhờ hỗ trợ, giúp đỡ khi cần

Cuối cùng, nếu bạn thấy rằng mình vẫn được giao nhiều hơn những gì bạn có thể xử lý, đã đến lúc trao đổi với cấp trên về khối lượng công việc của bạn. Khi mọi người giao cho bạn những việc cần làm, họ có thể không nhận thức được mọi thứ khác trong danh sách của bạn. Trong trường hợp đó, bạn có thể cần cho họ biết rằng bạn đang bị choáng ngợp và nhờ họ giúp đỡ để giải quyết vấn đề.

Một khả năng là họ có thể dạy bạn những cách hiệu quả hơn để hoàn thành công việc bạn đang làm. Tuy nhiên, có thể họ sẽ nhận ra rằng bạn thực sự được giao quá nhiều việc và có những nhiệm vụ bạn được giao có thể được giao cho người khác thay thế. Đừng ngại vận động chính mình.

Nguồn: ART MARKMAN – FastCompany

https://www.fastcompany.com/90651198/5-concrete-steps-to-take-when-youre-overwhelmed-by-your-to-do-list