Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những kĩ năng thiết yếu đối với mỗi account. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, bạn cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý tiến độ của dự án.

Cùng MIR khám phá 6 bước quản lí tiến độ dự án hiệu quả nha.

1. Bước 1: Xác định khối lượng công việc tổng thể của dự án

Để xây dựng được tiến độ của một dự án, trước tiên bạn cần xác định được khối lượng công việc tổng thể trong dự án ấy. Bạn có thể phân chia khối lượng công việc thông qua nhiều cách tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên, có hai cách tiếp cận điển hình nhất đó là:

Phân chia theo các giai đoạn của dự án.

Phân chia theo các mảng công việc chính trong dự án.

2. Bước 2: Lên thứ tự ưu tiên cho từng hạng mục công việc

Để hoàn thành một công việc hoàn chỉnh và đúng thời gian bạn cần sắp xếp các công việc theo một trình từ cụ thể. Như vậy bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý và đo lượng hiệu quả của từng công việc. Đây cũng là cách để bảng theo dõi tiến độ công việc của bạn trở nên hữu ích hơn bao giờ hết.

3. Bước 3: Đánh giá các nguồn lực của các hạng mục công việc

Người quản trị dự án phải nắm rõ được nguồn lực mà mình đang có từ con người đến nguồn tài chính, thiết bị cần thiết. Bên cạnh đó, điều khó khăn hơn nữa là họ phải biết năng lực của từng người để phân công vào những gói công việc phù hợp nhằm đạt được đúng tiến độ và mục tiêu đề ra. Các nguồn tài nguyên này nên được lựa chọn trước khi bạn tính đến lương thời gian thực hiện các hoạt động.

4. Bước 4: Dự kiến thời gian thực hiện dự án

Bước này là bước cần sự phối hợp giữa người account và thành viên trong dự án cũng như trưởng phòng nhằm cùng nhau xem xét khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó. Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến những người đã có kinh nghiệm và thành thạo trong việc ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc nhất định. Bên cạnh đó, việc so sánh các dự án tương đương cũng là một phương pháp hiệu quả để bạn có thể dự đoán được thời gian thực hiện từng hạng mục công việc trong dự án của mình.

5. Bước 5: Xây dựng mức độ khả thi

Bước này là quy trình trong đó các hoạt động đã được sắp xếp tiến độ, các nguồn lực cần thiết cũng như thời gian hoàn thành công việc. Trong bước này, bạn cũng nên sử dụng phương pháp Đường Găng (Critical Path) – là tập hợp các công việc có quan hệ với nhau và ảnh hưởng trực tiếp đến ngày kết thúc dự án. Nói cách khác, nếu chúng ta đứng từ ngày kết thúc của dự án và đi ngược về ngày bắt đầu của dự án qua các công việc bị phụ thuộc thì nó là đường dài nhất. Vì vậy, mỗi 1 công việc trên critical path đều rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến dự án có hoàn thành đúng tiến độ không. Việc xác định critical path và kiểm soát sự trì hoãn các công việc trên đường critical path sẽ giúp bạn kiểm soát tốt được tiến độ dự án.

Việc xây dựng tiến độ rõ ràng sẽ tạo ra một khung tham chiếu giúp đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ của kế hoạch.

6. Bước 6: Theo dõi và quản lí tiến độ

Bước cuối cùng trong quy trình xây dựng tiến độ dự án là quản lý và theo dõi tiến độ đã đề ra. Bước này cần thực hiện xuyên suốt dự án để kiểm tra các công việc có hoàn thành đúng như tiến độ hay không, nếu gặp sự cố, người account hay người quản trị dự án phải có biện pháp điều chỉnh nguồn lực cho phù để đảm bảo công việc vẫn đi đúng tiến độ công việc và đạt được những mục tiêu đặt ra đối với dự án.

Nguồn: Anh Tiến

https://tapchisinhvien.vn/v816/6-Buoc-de-xay-dung-tien-do-cong-viec-cho-mot-du-an-thanh-cong.html